如何用 AI 寫一封申訴信
作者 Chatday Editorial Team ·
一台花了 90 美元的果汁機用了三週就壞了。寄給店家的兩封電子郵件，換來同一個答案的兩種版本：抱歉，已過期限，我們無能為力。退款毫無進展，而原因不是退貨政策，是那些郵件。它們寫得既惱火又含糊，隨手就能被打發。
於是我們做了個小實驗。先照大多數人受夠時的寫法寫一封申訴，再用 Chatday 裡的一個 AI 模型重寫，寄出一封像樣的信。同樣的事實，同樣的人，結果卻天差地遠。以下就是改變的確切之處、我們用的提示詞，以及那些你永遠不該交給機器的部分。
直接進垃圾桶的那封怒氣草稿
第一次的嘗試大概長這樣，就是你晚上十一點一股腦寄出去的那種：
這真的太離譜了。我花了不少錢買的果汁機已經壞了，你們公司好像沒人在乎。我寄了兩次信了。我要這件事現在就解決，不然我再也不跟你們買。
再讀一遍，就看得出它為什麼失敗。沒有訂單編號，沒有日期，沒有型號。沒有具體的要求，只有情緒。一個每天讀五十則訊息的客服，四秒就能把它關掉，因為它其實沒要求任何能處理的事。怒氣在你打字時感覺很有力，到了另一端卻像雜訊。
我們餵給 AI 什麼
關鍵在於，AI 無從得知你的經過，它只能替你給的內容塑形。所以在動提示詞之前，我們先用簡單的筆記把赤裸裸的事實寫下來：
- 買了什麼、何時買的：一台 CounterPro 600 果汁機，2026 年 9 月 14 日網購，訂單編號 48812。
- 哪裡出錯：馬達在 10 月 6 日停擺，大約三週後。
- 已經做了什麼：寫信給客服兩次，分別在 10 月 7 日和 12 日，兩次都被告知已超過退貨期限。
- 真正想要什麼：全額退款或免費換新，並在 10 個工作天內回覆。
- 語氣：堅定且有禮，不帶威脅。
接著提示詞本身很短：
你要幫我寫一封給公司的正式申訴信。只用我給的事實，不要捏造訂單編號、日期或法律主張。保持堅定、有禮，並控制在 250 字以內。事實如下：[貼上上面的筆記]。結尾放一個明確的要求和一個期限。
中間那句話，不要捏造任何內容，比看起來更重要。我們待會再回來談。
它回給我們的那封信
幾秒後，出來的草稿是這樣。除了名字，我們一字未改：
CounterPro 客服團隊你好，
我寫信是關於一台 CounterPro 600 果汁機，我在 2026 年 9 月 14 日於貴公司網路商店購買（訂單編號 48812）。10 月 6 日，也就是到貨約三週後，馬達在正常使用下停止運轉。
我聯絡過貴公司客服兩次，分別在 10 月 7 日和 12 日。兩次都被告知問題已超過退貨期限。一台用了三週正常使用就故障的果汁機，並不是我改變心意，我會預期它在保障範圍內。
我要求全額退還 90 美元，或一台免費的替換機。我保留了訂單確認與兩次郵件往返，可應要求提供副本。
請在這封信後的 10 個工作天內告知你們打算如何處理。若未收到回覆，我會把此事轉交我所在地的消費者保護單位。
謝謝你的協助。
和怒氣版同樣的事實。差別在於每一句都給了公司能著手處理的東西，而最後一行不必提高音量，就讓對方知道你清楚自己的下一步。整個關鍵就在這裡。
怒氣句對上信件句
兩份草稿之間的差距，幾乎總是歸結到同樣那幾個動作。這就是 AI 修正的地方，你也可以照著手動抄：
| 怒氣草稿做的事 | 信件改成怎麼做 |
|---|---|
| 「已經壞了」 | 「馬達在 10 月 6 日停擺，到貨約三週後」 |
| 「沒人在乎」 | 「我在 10 月 7 日和 12 日聯絡過客服」 |
| 「現在就解決」 | 「全額退還 90 美元，或免費換新」 |
| 「不然我就不買了」 | 「請在 10 個工作天內回覆」 |
| 沒提到任何證據 | 「我保留了訂單確認與兩次郵件往返」 |
注意右欄裡既沒有辱罵，也沒有含糊的情緒。日期、數字、一個具體要求、一個期限，還有證據。消費者機構給同樣的建議已經給了幾十年。美國聯邦貿易委員會自己關於申訴信的指引就是這麼說的：精確描述你買了什麼和問題所在，附上序號或型號，明確說出你要什麼、願意等多久，並保持語氣有禮。AI 在這裡並沒有發明什麼技巧，它只是把那份無聊的標準清單，套用得比你晚上十一點還快。
每封申訴信都需要的五樣東西
如果你只記得一個段落，就記這個。一封能發揮作用的信有五個部分，而你可以請 AI 檢查這五項是否都在：
- **事實。**你買了什麼、何時買的，以及訂單或參考編號。沒有參考編號，就沒有快速處理。
- **哪裡出錯。**一兩句話，具體且不帶情緒。
- **你已經試過什麼。**先前聯絡的日期。這顯示這不是你第一次嘗試，也會把你往隊伍前面推。
- **你要什麼。**退款、換貨、維修、道歉。選一樣並說清楚。含糊的要求換來含糊的回覆。
- 一個期限和一個下一步。「10 個工作天內」，再加上被忽視時你會怎麼做（消費者保護單位、向銀行申請退款、一則評論）。冷靜，不喊叫。
AI 幫得上忙的地方，和完全幫不上的地方
這是大家會跳過的部分，也正是讓一封信被當笑話的部分。AI 在結構、語氣，以及把你的抱怨濃縮成陌生人願意讀到最後的東西上，確實很在行。它不擅長知道你處境的真相，而且會很樂意用捏造來填補空白。
我們故意測了這一點。當我們把訂單編號從筆記裡拿掉、又沒提醒模型時，有一份草稿若無其事地塞進一個看來可信的「訂單編號 10432」。那是假的。要是寄出去了，公司查不到這種訂單，就有了乾淨的藉口無視整封信。這就是為什麼「不要捏造任何內容」這道指令不是可有可無。
安全的分工很簡單。你提供事實和你要的東西，AI 負責措辭、順序和冷靜的語氣。然後你大聲讀一次，在寄出前確認每個細節都屬實。用像文法檢查這樣的工具快速過一遍，抓出最後的錯字，讓這封信看起來和聽起來一樣用心。
讓它貼合你的情況
同一套方法幾乎能彎折成任何申訴，你只要換掉事實和要求：
- **延遲或遺失的配送：**先放訂單編號和承諾的到貨日期，要求退回運費或訂單金額。
- **帳單上的錯誤扣款：**寫出金額、日期，以及你並未授權，要求撤銷這筆款項。
- **糟糕的服務，而非產品：**描述當初承諾的和實際發生的，要求部分退款或重做。
- **吵鬧的鄰居或和房東的糾紛：**保持事實與日期，要求一個具體行動，並留一份副本給自己存檔。
每種情況下，引擎都一樣。你帶來真實的故事，AI 把它變成堅定又清楚的東西，而期限在無聲中擔起最吃重的工作。
下次退款卡住時，別寄那封怒氣郵件。把五項事實寫下來，交出去，讓草稿堅定地回到你手上。Chatday 的幫我寫工具正是為此而生：你給它那團亂，它回給你一封你真的會寄出的信。